Der Docubator basiert auf WordPress und stellt insgesamt einen Ansatz dar, wie mit Inhalten effizienter, systematischer und kostengünstiger in verteilten Teams umgegangen werden kann.

Warum ausgerechnet WordPress?

WordPress wurde von uns nach längerer Evaluation verschiedenster Systeme als Plattform  gewählt, weil WordPress die derzeit beste Vereinigungsmenge zwischen Leichtgewichtigkeit der Applikation (small application foot print),  Leistungsfähigkeit, Ausbaufähigkeit mit Plugins, Einfachheit der Bedienung, Verbreitung / Beliebtheit / Akzeptanz durch Benutzer/innen, einfacher Erlernbarkeit und Kosten darstellt. Diese Vereinigungsmenge ließ sich bisher mit keinem anderen nicht-proprietären Content Management System so einfach realisieren. WordPress bietet mit seinem kostenlosen Kernsystem und Hunderten Plugins bereits ein sehr mächtiges Funktionen-Repertoire an. Funktionen, wie sie sonst nur von sehr teuren Content / Dokumenten Management Systemen (C/DMS) angeboten werden.

Der Docubator sieht wie ein gewöhnliches WordPress aus. Was ist daran so besonders?

Nicht ganz. Um das Docubator-Konzept zu realisieren musste WordPress in ein paar wenigen Kern-Bereichen erweitert werden.

Da WordPress nicht davon ausgeht, dass Artikeln hierarchisch geordnet, sondern nur nach Datum, Reihenfolge, Alfabet etc.. zu sortieren sind, musste ein Plugin von uns gewickelt werden – das wir “Ausgaben Manager” nennen. Dieser Ausgaben Manager ermöglicht es gewöhnliche WordPress Artikeln wie Kapiteln zu reihen und beliebig hierarchisch zu ordnen.

Es gibt derzeit kein anderes WordPress Plugin als unseren Ausgaben Manager, der Artikeln, wie Kapiteln, in diesem Umfang beliebig hierarchisch gliedern kann.

Natürlich musste WordPress auch dazu gebracht werden, diese Kapiteln in der definierten Reihenfolge als “Ausgabe” anzuzeigen.

Somit ist es möglich umfassende Dokumentationen, Programmhefte oder auch Bücher aus WordPress Artikeln zu erstellen.

Wozu benötigt man den Docubator, das geht doch alles auch mit MS-Word?

Ja und Nein. Solange Dokumente einmalig und nur von einer Person erstellt werden. Als One-(Wo)man-show.
Ganz anders sieht das Szenario aus, wenn Dokumente in verteilten Teams erzeugt werden und Inhalte Updates durchlaufen müssen.
Dabei entstehen in der Regel folgende Probleme:

- Im Teameinsatz und/oder bei Updates können viele Dateiversionen erzeugt werden, die sehr schnell zu einem unübersichtlichen Chaos führen können, bzw. den Managementaufwand beträchtlich und unnötig zu erhöhen. >> Overheadproblem, Versionierungsproblem!
(Natürlich bietet MS-Word Tools wie Änderungsprotokolle, doch diese sind den meisten Anwendern zu kompliziert und ungewohnt, um sie effizient anzuwenden. Außerdem bleibt der Erstellungsprozeß weiter nur Datei-basiert statt Inhalte-basiert und triftet bei unerfahrenen Projektmitarbeiter/innen schnell ins Chaos ab.

- Bei verteilten internationalen Teams kommt noch hinzu, dass verschiedene Textverarbeitungswerkzeuge/Sprachen/Plattformen und/oder Versionen für die Bearbeitung verwendet werden, die ein Hauptdokument stark beeinträchtigen / und mit Metainfos aufblähen können. >> Konvertierungsproblem, Inflationsproblem, Zeitsynchronisationproblem

Natürlich ist WordPress auf der Text-Formatierungsebene keineswegs so leistungsfähig wie MS-Word, aber dieser Umstand kommt bei vielen Dokumentationsprojekten mit bewusst klar und einfach gehaltenen Layouts nicht zum Tragen.

Aber für diese Problematiken gibt es doch längst hoch-spezialiserte Dokumenten Management Systeme?

Das stimmt. Diese Systeme konsumieren großzügige Budgets, erfordern meistens eine komplexe Lizenzenverwaltung, beschäftigen spezialisiertes IT-Personal, setzen lange kostenpflichtige Schulungsphasen voraus und benötigen eine üppige, interne IT Infrastruktur.

Sollten Sie das alles zur Verfügung haben, dann sollten Sie bei DMS bleiben. 

Was kann der Docubator, was ein Wiki nicht auch bietet?

So Einiges. Zunächst einmal sind klassische Wikis – zwar nützlich um schnell und kollaborativ online Dokumente zu erstellen- aber eigentlich ziemlich “primitiv”.

Das beginnt damit, dass Wikis sehr rudimentäre Formatierungsmöglichkeiten bieten, jeder Nutzer Text willkürlich “einwerfen” kann, es kaum Steuerungsmöglichkeiten zur systematischen Verwaltung von Inhalten gibt (redaktioneller work-flow) und schließlich nicht über das Ausbaupotenzial von WordPress Plugins verfügt. Manche Wikis, wie z.B. Teki-Wiki sind mächtige Community-Portale (geworden) mit (zu) vielen Funktionen, die für einen (zu) großen “footprint” der Applikation sorgen. Man könnte auch von “Fatware” sprechen. Der Docubator ist von Haus aus klein und kann aber mit den individuellen Bedürfnissen der Nutzer wachsen – durch Plugins.

Der entscheidende Unterschied zu einem Wiki ist jedoch, daß  Wiki Inhalte in einem Dokument “begraben” sind. Werden also viele Dokumente erzeugt in denen sich gleiche oder ähnliche Textpassagen wiederholen, kommt es in der Regel zu “redundanten” Versionen.  Die Autoren der Dokumente wissen oft nicht (mehr), dass bestimmte Textpassagen zu einem Thema bereits schon einmal (von ihnen selbst oder von anderen) erstellt wurden und schreiben sie neu / anders. Das mag bei einfachen Textpassagen egal sein, doch nicht wenn es sich um sensible (branding/wording), genehmigungspflichtige, rechtliche, haftbare Textpassagen und Inhalte handelt, die einen gewissen monetären Wert darstellen, weil sie kostenpflichtig bearbeitet wurden (von Copytextern, Branding-Experten, Anwälten, QA-Experten, Übersetzern, usw.)

Außerdem kosten diese Redundanzen immer wieder Arbeitszeit. Negativ zum Tragen kommt der Nachteil von nicht standardisierten Textpassagen auch, wenn viele ähnliche Dokumente auf einmal upgedatet werden müssen.

Im Docubator-Ansatz werden hingegen wichtige Textpassagen als semantische (bedeutungsvolle) Einheiten in Kapiteln (Artikeln) sortiert/ katalogisiert und beliebig oft in “Ausgaben” (z.B. als Dokument) wiederverwendet. Wird ein Kapitel upgedated, so werden automatisch alle Ausgaben, die das gleiche Kapitel beinhalten, upgedated.

Der Wiki-Ansatz ist also nur Dokument/Datei-basiert und beinhaltet nicht die Wiederverwertbarkeit von (standardisierten) Inhalten, die der Docubator bietet.

Der Docubator - Ausgaben Manager

Docubator richtet sich ….

speziell an Firmen und Organisationen mit Dokumentationsbelangen zu Produkten, Dienstleistungen, Projekten oder Veranstaltungen, die über Distanzen und Teams verteilt werden müssen.

Docubator ist auch für professionelle Blogger/innen nützlich, die regelmäßig Weblog-Auszüge flexibel als Buch ausgeben möchten.

Der Docubator kann auch ….

dazu dienen  ein Programmheft für Veranstaltungen kollaborativ via Internet zu entwickeln und als Web / Print-Version zu veröffentlichen. Durch seine XML Schnittstelle können Inhalte zunächst online erstellt / organisiert und schließlich an ein DTP-System exportiert werden.

 Die Bereiche des Docubators sind:

		Unabhängige Text-Einheiten erstellen und Abbildungen hochladen. Alleine oder im Team. Diese Text-Einheiten (Posts) dienen später dazu, bausteinartig Dokumente (Ausgaben) zu erstellen, für Print und für Web. Diese “Bausteine” können flexibel in beliebige viele Ausgaben wiederverwendet, gepflegt und simpel up-gedated werden.	Texte regieren - statt kapitulieren
		Erstellte Inhalte im Team korrigieren, koordinieren und freigeben.
		Inhalte gemeinsam, systematisch, diskutieren, nachvollziehen und  bearbeiten.	Delegieren statt resignieren!
		Inhalte in beliebig vielen Fremdsprachen übersetzen.
		Die selben Inhalte gleichzeitig in beliebig vielen beliebig gegliederten beliebig sprachigen Dokumenten für Web und/oder Print ausgeben.	Einer für alles - Docubator
		“Ein Inhalt – für alle Anwendungen” lautet das Motto. Inhalte werden im Docubator unabhängig von der Anwendung verwaltet. Egal, ob inhaltliche Einheiten Teil einer Webpage oder eines Dokuments sind. Der Inhalt bleibt der Selbe. Keine unverwaltbaren Textklone mehr – Kein  Chaos mehr bei Updates!
		Den Docubator in Aktion sehen > Demo-Video

Schnell, einfach und für schmale Budgets.

Kommt Ihnen das bekannt vor? 

Wir haben Docubator erfunden, weil wir mit all diesen Problemen in Veröffentlichungsprojekten aufräumen wollen.

Jetzt könnten wir hier eine lange Liste mit Vorteilen auflisten – aber wer liest sich das durch, wenn man sich stattdessen ein Demo-Video ansehen kann?

Noch schneller auf den Punkt bringt man die Leistungsfähigkeit des Docubators mit dieser simplen Formel :

Eine ganze Veröffentlichungsprozedur, abgebildet in einem kleinen, aber feinen online System – auf WordPress Basis.

… und hier ist der Deal.

Der Docubator ist eine Software-as-a-Service (SaaS) Lösung von Mondolingua, die Sie preiswert nutzen können.

Eine günstige online Komplettlösung für alle Veröffentlichungs-Belange zur Ausgabe für Web und Print. Sie und Ihr Team konzentrieren sich nur mehr auf Ihre Kern-Inhalte und Aufgaben und um den Rest kümmern wir uns.

So einfach ist das!

Wenn Sie mehr darüber wissen möchten – kontaktieren Sie uns einfach hier >> Zur Kontaktseite

Wir unterstützen Sie sehr gerne mit auch Rat und Tat bei der Planung von neuen Veröffentlichungs-Projekten.

18 gute Gründe …

1. Benutzerfreundliches und handliches System statt teures, lizenz-höriges Redaktionssystem-Monster mit chronischer Feature-itis 
2. Online Produktionsplattform, zentral abrufbar, weltweit, 24/7 
3. Online zusammenarbeiten mit beliebig vielen Projektmitarbeiter/innen 
4. Simple Änderungskontrolle (Audit Trail) 
5. Inhalte kommentieren und diskutieren 
6. Beliebig viele Veröffentlichungsprojekte erstellen 
7. Community Funktionen, wie Gruppen, Foren und Activity-Streams 
8. Inhalte gleichzeitig als Web und Print-Ausgaben verfügbar machen 
9. Inhalte textbausteinartig organisieren 
10. Inhalte einfach internationalisieren (übersetzen) 
11. Inhalte + Übersetzungen standardisieren und  wiederverwenden 
12. Inhalte nur mehr einmal updaten – Änderungen in allen Ausgaben 
13. Einfache Versionierung 
14. Inhalte optional als XML Dateien exportieren 
15. Inhalte von MS-Word importierbar 
16. Allseits beliebtes und vertrautes Open Source System: WordPress als Basis 
17. Bei Bedarf Funktion mit Plugins nachrüstbar 
18. Social Media Funktionen optional

Häufig

Aus diesem Grund kann es vorkommen, dass neue Dokumentationsinhalte gleich mehrere Stationen durchlaufen müssen (z.B. vom Dokumentator > Ingenieur > Projektmanager > Rechtsabteilung > Dokumentator) bis sie als “genehmigt” gelten. Idealerweise sollte so ein eigener allgemein akzeptierte/r “Jargon”, bzw. eine wachsende Textbank entstehen, sofern dieses Prozedere systematisch und übersichtlich abläuft.

Anzutreffen sind jedoch eher Szenarien (gerade in kleinen agilen Firmen) wo Text-Dateien kreuz-und-quer an alle Beteiligten versendet werden, mit der Bitte schnell einmal “Drüberzulesen”. Genehmigungsprozesse laufen dabei üblicherweise auf “Zuruf” ab und werden kaum nachvollziehbar protokolliert.

Kaum einer der Beteiligten kann sich (insbes. in Organisationen mit schnell wechselnden Personal) daran erinnern, ob die angefragten Inhalte nicht schon einmal (in einem anderen Projekt und Datei) verwendet / genehmigt wurden. Auf diese Weise wird ausgiebig Arbeitszeit “vernichtet” und die Text-Qualität nicht unbedingt erneuert / verbessert, sondern – im schlimmsten Fall – sogar merklich verschlechtert.

Tipp:

Übersicht schaffen. Inhalte pragmatisch in “kristalline” (dauerhafte, wiederkehrende) und “fluide” (flüchtige, vorübergehende) Einheiten trennen. Kristalline Inhalte sammeln, kodieren, beschlagworten und/oder mit einer unternehmensweiten Suchmaschine indizieren.

Empfehlenswert ist jedoch ein eigenes spezialisiertes, webbasiertes Datenbank System (CMS, ECM), dass Inhalte als Assets und semantischen Einheiten verwalten kann, einzuführen. Es gibt dazu sehr ausgefeilte, jedoch meist sehr kostenintensive Lösungen, die eine entsprechend zeitintensive Einarbeitungszeit aller Beteiligten erfordern.

Einen anderen, viel simpleren, pragmatischen und kostengünstigen Weg geht hier unser Docubator.

Ein online Dokumentations-Manager für Web und Print – auf WordPress Basis. >> Docubator Demo-Video.

in einem Dokumentationsprojekt zusammen – auf Datei-Basis-  so kommt es unweigerlich zu einer klassischen Situation:

Ein zunehmendes Chaos mit Datei-Versionen.

Das Problem ….

Je mehr Personen an einem Dokument arbeiten und je mehr Revisionszyklen durchgeführt werden, umso höher wird der Aufwand alle Änderungen zu überblicken / einzufordern und in eine Endversion einzupflegen. Das kann sehr schnell zu einer nicht mehr bewältigbaren Aufgabe werden. Dabei können enorme Mehrfachaufwände, Doppelgleisigkeiten, Fehler, Zeitverzögerungen – und eine ganze Menge Frustration entstehen.

Die Lösung ….

Schon ab zwei Projektteilnehmer/innen und häufigen Überarbeitungszyklen, wird diese Problematik ohne spezialisierte Software unangenehm spürbar.

Moderne Textverarbeitungsprogramme bieten zwar Funktionen , wie Änderungsverläufe, die Korrekturen aller Beteiligten im herumgereichten Dokument farblich anzeigen und verwalten lassen. Diese werden im Kontext jedoch schnell unübersichtlich.  Exzessive Korrektur Zyklen im “Änderungen-verfolgen-Modus” (in MS-Word) können das Seitenlayout so stark verzerren, dass es immer schwere fällt, sich noch auf den (korrekten) Inhalt im Kontext zu konzentrieren.

Außerdem sind geordnete “Roll-Backs” auf frühere (korrektere) Versionen schwer möglich, falls ein Dokument “zu-Tode-korrigiert” wurde und/oder MS-Word (wieder einmal) einen “bösen Zauber” mit den Text-Formatierungen aufführte.

Überhaupt sollte man sich vor jedem professionellen Dokumentationsprojekt fragen, ob ein herkömmliches Textverarbeitungsprogramm, wie z.B. MS-Word / Open Office etc.. überhaupt den Aufgaben gewachsen sein wird.

DMS Systeme hingegen verfügen über Versionierungsfunktionen auf Dateibasis, zusätzlich zu Änderungsverlaufsfunktionen. Auf diese Art lassen sich nicht nur Änderungen aller Projektmitarbeiter/innen nachverfolgen, sondern auch auf frühere, passendere Dokument-Versionen “zurückschalten”, falls ein irreparables Malheur im Dokument auftritt.

Eine andere, simple und pragmatische Möglichkeit ist, nur eine zentrale (online) Version zu erlauben, Abänderungen werden nur an dieser Version durchgeführt und pro Benutzer mitprotokolliert.

Erst nach Fertigstellung wird ein Dokument (wenn nötig) als Datei exportiert.

Siehe dazu Wiki-Systeme oder auch Google Docs etc..

Leider fördern gängige Wiki-Systemen oder Google Docs nicht die Standardisierung (Vereinheitlichung) / Wiederverwendung von Text(abschnitten), wie sie bei technischen Dokumentationen erforderlich ist / sein sollte.

Bei Wikis gibt es in der Regel keinen funktionellen Ansatz bestehende, genehmigte Texteinheiten wiederzuverwenden, somit erhöhen sie ebenfalls die Wahrscheinlichkeit, dass neue syntaktische und inhaltliche Fehler eingestreut oder ein unpassendes “wording” verwendet wird, dass in der Organisation nicht üblich / genehmigt wurde.

Überlegenheit bieten hier textbausteinartige / kataloghafte Text-Datenbanken. Sie ermöglichen den Benutzern eine Übersicht über bestehende, genehmigte Texte und können so neue oder ähnliche

Dokumente schnell (weiter)entwickeln. Durch Bündeln und Verknüpfen mit inventarisierten “Text-Assets” lassen sich schnell neue Dokumente “zusammenbauen”.  Diese Text-Assets sind versioniert und bleiben einzigartig (unique).

Bei ähnlichen Dokumenten können anhand der Wiederverwendung von einzigartigen Text-Assets sehr schnell inhaltliche Updates durchgeführt werden. Dies ist besonders bei Funktionsbeschreibungen von ähnlichen Produkten sehr praktisch und aufwandsschonend. Ein weiterer Vorteil.

In der Regel sind Systeme mit den oben beschriebenen Eigenschaften teuer und komplex.

Wir haben aus diesem Grund – bewusst auf der Basis von WordPress – eine kostengünstige Variante erschaffen, die alle oben besprochenen Vorzüge aufweist.

Das System ist ganz einfach zu bedienen und schnell erlernbar.

Wir nennen es

Ein online Dokumentations-Manager für Web und Print – auf WordPress Basis. >> Docubator Demo-Video.

1. WordPress, als Software, kostet genau: 0€, obwohl es viel wert ist.

WordPress ist als Website millionenfach erprobt und auch bei namhaften Firmen und Organisationen im Einsatz.

Es wird von einer Community aus ambitionierten Programmierern als Open Source Software weiterentwickelt, somit unterliegt man nicht den üblichen kostspieligen Lizenz-Zwängen.

2. WordPress ist simpel zu bedienen und benötigt keine Lernmarathons oder ein Informatik-Studium, um damit umgehen zu können.

Wenige Minuten Training reichen schon aus, für erste einfache Veröffentlichungen.

3. WordPress ist klein und handlich, aber sehr leistungsfähig.

Klein, aber oho. Obwohl es leichtgewichtig ist, kann WordPress als “aufgemotztes” CMS mit anderen “Großen Lösungen” durchaus mithalten.

4. WordPress ist flinker als manche andere (teure) Website-Software.

5. WordPress ist der Liebling der wichtigsten Suchmaschinen.

6. WordPress ist wandlungsfähig und wächst mit Ihnen mit.

Wenn Sie bloggen wollen, ist es ein Blog, wenn Sie mehr wollen, wächst das System mit Ihren Bedürfnissen mit. Dank unzähliger Plug-ins.

7. WordPress lässt sich nach eigenen Vorstellungen umbauen, weil das System niemanden gehört.

Keine Lizenzfesseln. Kein Patentschutz. Das ist der Geist von Open Source.

8. WordPress ist genügsam.

Es benötigt nur wenige Ressourcen und kann auf fast jeden Standard-Webspace betrieben werden.

9. WordPress lässt sich einfach internationalisieren.

Das Basissystem wurde bereits in mehr als 60 Sprachen übersetzt.

10. WordPress bietet jede Menge fertige, professionelle Design – Themes zum Herunterladen an.

Es werden laufend exzellente Designs von Grafik-Profis entwickelt, günstig angeboten oder sogar verschenkt.
Die Auswahl wird jeden Tag riesiger.

Nutzen auch Sie WordPress für Ihren Webauftritt!

Wir unterstützen Sie sehr gerne dabei!

Eine unverbindliche Anfrage senden >>

Das Internet schafft Möglichkeiten der globalen Kollaboration. Aufgaben werden weltweit ausgelagert. Immer mehr Organisationen

bestehen (gelegentlich nur mehr projektbezogen) aus global vernetzen Partner/n/innen.

Herkömmliche lokale Konzepte der Zusammenarbeit müssen verändert und auf große Distanzen, bzw. unterschiedliche Zeitzonen ausgelegt werden. Umso wichtiger werden in diesem Zusammenhang Themen, wie etwa:

• online Workflows,
• virtuelles Projekt-Management
• online Task-Management,
• web-conferencing,
• online Content Management
• etc..

die sowohl eine synchrone also auch asynchrone Zusammenarbeit über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg – voll transparent und nachvollziehbar – ermöglicht.

Gerade bei der Erstellung von Dokumentationen, Berichten, Veranstaltungsprogrammen oder Protokollen werden web-basierte, kollaborative Plattformen immer beliebter.  Über diese Web-Plattformen lassen

sich Aufgaben besser und rascher auf virtuelle Teams aufteilen, Ergebnisse koordiniert einfordern bzw. auch an externe Dienstleister kostengünstiger out-sourcen.

Ging man früher mal eben zu den Kollegen an den Arbeitsplatz, um Probleme oder Fragen zu klären, ist das so bei globalen, virtuellen Projektmitarbeiter/innen kaum mehr möglich (auch nicht unbedingt sinnvoll und effizient). Heute wird 24/7 Verfügbarkeit aller Projekt und Dokumentationsdaten erwartet, die aktuell und online abrufbar sind und von allen Beteiligten jederzeit nachvollzogen werden können.

Kontraproduktiv in Kollaborationen (egal ob lokal oder fern) sind jedenfalls Inhalte, die in nicht-offenen Formaten “eingesperrt” und umständlich oder nicht online publizierbar / editierbar sind. Sie können Projekte zum Stillstand oder sogar zum Erliegen bringen.

Ein weiterer wesentlicher Punkt ist, dass sich die Projektgruppe möglichst nur auf ein Austausch-Dateiformat einigt, um Verwirrungen, erzeugt durch unterschiedliche / unbekannte Formate und Versionen, zu entgehen.

Austausch-Dateiformate sollten transparent und generisch sein, um eine 100% Weiterverarbeitungen zu gewährleisten.

Selbst wenn nur ein Format im Umlauf ist, sollte in der Projektgruppe darauf geachtet werden, dass möglichst die selbe Software und Version verwendet wird. Ist dies nicht der Fall, können Konvertierungs-Artefakte auftreten, die ein gemeinsames Dokument in der Formatierung und im Inhalt beeinträchtigen oder sogar unbrauchbar machen kann.

Typische Konvertierungsdefekte können z.B. zwischen  MS-Office vs. OpenOffice oder MS-Office2007/2010 nach MS-Office2003 auftreten.

Besonders stark können Konvertierungsdefekte ausgehend vom geschlossenen PDF-Format in ein anderes, bearbeitbares Format auftreten, da PDF nicht für die inhaltliche Weiterverarbeitung, sondern nur zur Veröffentlichung von Inhalten gedacht ist. Eine Tatsache, die bei Dokumentationsprojekten immer und immer wieder zu Verwirrungen und Zusatzaufwänden führt.

Tipp!
Inhalte “befreien”. Offene, generische, transparente und einheitliche Standards als Formate nutzen, um sie als Datenquellen und zum Austausch in der Projektgruppe verwenden zu können. Sehr oft kommen in diesem Zusammenhang XML-Varianten zum Einsatz. Aktuelle Dateiformate, wie sie z.B. ab MS-Office2007 (basierend auf Office Open XML) oder in Open Office (basierend auf ODF) verwendet werden, sind zwar auch transparente XML-Varianten, doch erschweren ihre jeweiligen (bei MS-Office sehr komplexen) Spezifikationen die Loslösung des Inhaltes von der Anwendung sehr.

Idealerweise sollten alle Inhalte (anwendungsunabhängig) auf einer zentralen, web-basierten Plattform (Bild / Text – Assets Datenbank) erfassbar, abrufbar, editier und exportierbar sein.
Nachdem alle Inhalte überprüft und genehmigt wurden, können sie struktuiert in beliebige “Anwendungen” mit entsprechender Text-Dekoration / Formatierung einfließen.

Ein online Dokumentations-Manager für Web und Print – auf WordPress Basis.

Von Mondolingua d|c|s.

Manchmal werden dabei mühsam erarbeitete (und rechtlich genehmigte) Formulierungen aus früheren Projekten einfach “vergessen” und mit falschen Versionen von neuen Mitarbeiter/innen unwissentlich ersetzt. Solche Doppelgleisigkeiten können leicht vermieden werden – mit etwas Organisation, die fast gar nichts kostet.

Tipp:
Inhalte zentralisieren, vereinheitlichen und auffindbar machen. Es muss nicht immer ein sünd-teures Dokumentenmanagement-System (DMS) installiert werden, um Ordnung zu schaffen. In kleinen Organisation genügen schon kostengünstige externe Festplatten, die als Netzwerklaufwerke (NAS Network Attached Storage) dienen können. Es wird eine nachvollziehbare Ordnerstruktur und Dateinamens-Kodierung mit den Mitarbeiter/innen vereinbart.

Diese Struktur kann dann von allen Arbeitsstationen anhand von Schlagwörtern durchsucht werden. Dazu reichen bereits die “Bordmittel” eines jeden modernen Betriebssystems aus.

Für anspruchsvollere Einsätze gibt es neben kosten-intensiven DMS (Document-Management-System) auch kostenlose DMS Basis-Systeme (z. B. Alfresco, OpenKM, Agorum etc.. ) als Open-Source Versionen , die innerhalb eines definierten Rahmens und mit zusätzlicher Hardware betrieben werden können.

Allerdings lösen DMS Systeme nur das Problem der Verwaltung und Auffindung von Texten / Dateien, jedoch decken sie (in der Regel) nicht die gezielte und flexible Wiederverwendung, Standardisierung von Textteilen ab. Das lässt sich nur erzielen durch konsequente Loslösung des Inhalts von herkömmlichen Dateiformaten und durch Aufbereitung / Katalogisierung des Inhalts in einer Datenbank.

Auf den ersten Blick sollte für diese Aufgabe ein CMS (Content Management System) geeignet sein. Bei den meisten herkömmlichen CM-Systemen wird der Inhalt zwar unabhängig von der Anwendung gespeichert, jedoch zielt der Textmanagement-Ansatz in eine alt-bekannte Richtung – kompakte (online) Dokumente zu erstellen, ohne die Wiederverwendung / Standardisierung von vorhandenen Textteilen in den Mittelpunkt zu stellen.

Natürlich könnte man an dieser Stelle mit einem sehr spezialisierten Redaktionssystem ansetzen. Vertreter dieser System-Kategorie bieten meist diese gesuchten Funktionalitäten und Vieles weitere mehr. Doch welche kleine Organisation oder Firma kann sich nur ansatzweise solche Software und die dafür nötige Infrastruktur leisten?

Oft sind diese Systeme mit Funktionen überbordet, kompliziert zu integrieren und benötigen eine steile Lernkurve beim Personal.

Überraschenderweise bieten ganz simple Blog-Systeme, wie WordPress, durch ihre flexible Matrix aus Posts (Einzel-Artikel) genau diese flexible Eigenschaft, vorhandene Inhalte / Inhaltsteile zu beliebig neuen Themen bündeln zu können. Damit aus diesen Bündeln wieder echte, brauchbare Dokumente werden, haben wir (Mondolingua) uns für WordPress entschlossen, es angepasst und den Docubator geschaffen.

Ein online Dokumentations-Manager für Web und Print – auf WordPress Basis.

Von Mondolingua d|c|s.