Häufig

Aus diesem Grund kann es vorkommen, dass neue Dokumentationsinhalte gleich mehrere Stationen durchlaufen müssen (z.B. vom Dokumentator > Ingenieur > Projektmanager > Rechtsabteilung > Dokumentator) bis sie als “genehmigt” gelten. Idealerweise sollte so ein eigener allgemein akzeptierte/r “Jargon”, bzw. eine wachsende Textbank entstehen, sofern dieses Prozedere systematisch und übersichtlich abläuft.

Anzutreffen sind jedoch eher Szenarien (gerade in kleinen agilen Firmen) wo Text-Dateien kreuz-und-quer an alle Beteiligten versendet werden, mit der Bitte schnell einmal “Drüberzulesen”. Genehmigungsprozesse laufen dabei üblicherweise auf “Zuruf” ab und werden kaum nachvollziehbar protokolliert.

Kaum einer der Beteiligten kann sich (insbes. in Organisationen mit schnell wechselnden Personal) daran erinnern, ob die angefragten Inhalte nicht schon einmal (in einem anderen Projekt und Datei) verwendet / genehmigt wurden. Auf diese Weise wird ausgiebig Arbeitszeit “vernichtet” und die Text-Qualität nicht unbedingt erneuert / verbessert, sondern – im schlimmsten Fall – sogar merklich verschlechtert.

Tipp:

Übersicht schaffen. Inhalte pragmatisch in “kristalline” (dauerhafte, wiederkehrende) und “fluide” (flüchtige, vorübergehende) Einheiten trennen. Kristalline Inhalte sammeln, kodieren, beschlagworten und/oder mit einer unternehmensweiten Suchmaschine indizieren.

Empfehlenswert ist jedoch ein eigenes spezialisiertes, webbasiertes Datenbank System (CMS, ECM), dass Inhalte als Assets und semantischen Einheiten verwalten kann, einzuführen. Es gibt dazu sehr ausgefeilte, jedoch meist sehr kostenintensive Lösungen, die eine entsprechend zeitintensive Einarbeitungszeit aller Beteiligten erfordern.

Einen anderen, viel simpleren, pragmatischen und kostengünstigen Weg geht hier unser Docubator.

Ein online Dokumentations-Manager für Web und Print – auf WordPress Basis. >> Docubator Demo-Video.

in einem Dokumentationsprojekt zusammen – auf Datei-Basis-  so kommt es unweigerlich zu einer klassischen Situation:

Ein zunehmendes Chaos mit Datei-Versionen.

Das Problem ….

Je mehr Personen an einem Dokument arbeiten und je mehr Revisionszyklen durchgeführt werden, umso höher wird der Aufwand alle Änderungen zu überblicken / einzufordern und in eine Endversion einzupflegen. Das kann sehr schnell zu einer nicht mehr bewältigbaren Aufgabe werden. Dabei können enorme Mehrfachaufwände, Doppelgleisigkeiten, Fehler, Zeitverzögerungen – und eine ganze Menge Frustration entstehen.

Die Lösung ….

Schon ab zwei Projektteilnehmer/innen und häufigen Überarbeitungszyklen, wird diese Problematik ohne spezialisierte Software unangenehm spürbar.

Moderne Textverarbeitungsprogramme bieten zwar Funktionen , wie Änderungsverläufe, die Korrekturen aller Beteiligten im herumgereichten Dokument farblich anzeigen und verwalten lassen. Diese werden im Kontext jedoch schnell unübersichtlich.  Exzessive Korrektur Zyklen im “Änderungen-verfolgen-Modus” (in MS-Word) können das Seitenlayout so stark verzerren, dass es immer schwere fällt, sich noch auf den (korrekten) Inhalt im Kontext zu konzentrieren.

Außerdem sind geordnete “Roll-Backs” auf frühere (korrektere) Versionen schwer möglich, falls ein Dokument “zu-Tode-korrigiert” wurde und/oder MS-Word (wieder einmal) einen “bösen Zauber” mit den Text-Formatierungen aufführte.

Überhaupt sollte man sich vor jedem professionellen Dokumentationsprojekt fragen, ob ein herkömmliches Textverarbeitungsprogramm, wie z.B. MS-Word / Open Office etc.. überhaupt den Aufgaben gewachsen sein wird.

DMS Systeme hingegen verfügen über Versionierungsfunktionen auf Dateibasis, zusätzlich zu Änderungsverlaufsfunktionen. Auf diese Art lassen sich nicht nur Änderungen aller Projektmitarbeiter/innen nachverfolgen, sondern auch auf frühere, passendere Dokument-Versionen “zurückschalten”, falls ein irreparables Malheur im Dokument auftritt.

Eine andere, simple und pragmatische Möglichkeit ist, nur eine zentrale (online) Version zu erlauben, Abänderungen werden nur an dieser Version durchgeführt und pro Benutzer mitprotokolliert.

Erst nach Fertigstellung wird ein Dokument (wenn nötig) als Datei exportiert.

Siehe dazu Wiki-Systeme oder auch Google Docs etc..

Leider fördern gängige Wiki-Systemen oder Google Docs nicht die Standardisierung (Vereinheitlichung) / Wiederverwendung von Text(abschnitten), wie sie bei technischen Dokumentationen erforderlich ist / sein sollte.

Bei Wikis gibt es in der Regel keinen funktionellen Ansatz bestehende, genehmigte Texteinheiten wiederzuverwenden, somit erhöhen sie ebenfalls die Wahrscheinlichkeit, dass neue syntaktische und inhaltliche Fehler eingestreut oder ein unpassendes “wording” verwendet wird, dass in der Organisation nicht üblich / genehmigt wurde.

Überlegenheit bieten hier textbausteinartige / kataloghafte Text-Datenbanken. Sie ermöglichen den Benutzern eine Übersicht über bestehende, genehmigte Texte und können so neue oder ähnliche

Dokumente schnell (weiter)entwickeln. Durch Bündeln und Verknüpfen mit inventarisierten “Text-Assets” lassen sich schnell neue Dokumente “zusammenbauen”.  Diese Text-Assets sind versioniert und bleiben einzigartig (unique).

Bei ähnlichen Dokumenten können anhand der Wiederverwendung von einzigartigen Text-Assets sehr schnell inhaltliche Updates durchgeführt werden. Dies ist besonders bei Funktionsbeschreibungen von ähnlichen Produkten sehr praktisch und aufwandsschonend. Ein weiterer Vorteil.

In der Regel sind Systeme mit den oben beschriebenen Eigenschaften teuer und komplex.

Wir haben aus diesem Grund – bewusst auf der Basis von WordPress – eine kostengünstige Variante erschaffen, die alle oben besprochenen Vorzüge aufweist.

Das System ist ganz einfach zu bedienen und schnell erlernbar.

Wir nennen es

Ein online Dokumentations-Manager für Web und Print – auf WordPress Basis. >> Docubator Demo-Video.

1. WordPress, als Software, kostet genau: 0€, obwohl es viel wert ist.

WordPress ist als Website millionenfach erprobt und auch bei namhaften Firmen und Organisationen im Einsatz.

Es wird von einer Community aus ambitionierten Programmierern als Open Source Software weiterentwickelt, somit unterliegt man nicht den üblichen kostspieligen Lizenz-Zwängen.

2. WordPress ist simpel zu bedienen und benötigt keine Lernmarathons oder ein Informatik-Studium, um damit umgehen zu können.

Wenige Minuten Training reichen schon aus, für erste einfache Veröffentlichungen.

3. WordPress ist klein und handlich, aber sehr leistungsfähig.

Klein, aber oho. Obwohl es leichtgewichtig ist, kann WordPress als “aufgemotztes” CMS mit anderen “Großen Lösungen” durchaus mithalten.

4. WordPress ist flinker als manche andere (teure) Website-Software.

5. WordPress ist der Liebling der wichtigsten Suchmaschinen.

6. WordPress ist wandlungsfähig und wächst mit Ihnen mit.

Wenn Sie bloggen wollen, ist es ein Blog, wenn Sie mehr wollen, wächst das System mit Ihren Bedürfnissen mit. Dank unzähliger Plug-ins.

7. WordPress lässt sich nach eigenen Vorstellungen umbauen, weil das System niemanden gehört.

Keine Lizenzfesseln. Kein Patentschutz. Das ist der Geist von Open Source.

8. WordPress ist genügsam.

Es benötigt nur wenige Ressourcen und kann auf fast jeden Standard-Webspace betrieben werden.

9. WordPress lässt sich einfach internationalisieren.

Das Basissystem wurde bereits in mehr als 60 Sprachen übersetzt.

10. WordPress bietet jede Menge fertige, professionelle Design – Themes zum Herunterladen an.

Es werden laufend exzellente Designs von Grafik-Profis entwickelt, günstig angeboten oder sogar verschenkt.
Die Auswahl wird jeden Tag riesiger.

Nutzen auch Sie WordPress für Ihren Webauftritt!

Wir unterstützen Sie sehr gerne dabei!

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Das Internet schafft Möglichkeiten der globalen Kollaboration. Aufgaben werden weltweit ausgelagert. Immer mehr Organisationen

bestehen (gelegentlich nur mehr projektbezogen) aus global vernetzen Partner/n/innen.

Herkömmliche lokale Konzepte der Zusammenarbeit müssen verändert und auf große Distanzen, bzw. unterschiedliche Zeitzonen ausgelegt werden. Umso wichtiger werden in diesem Zusammenhang Themen, wie etwa:

• online Workflows,
• virtuelles Projekt-Management
• online Task-Management,
• web-conferencing,
• online Content Management
• etc..

die sowohl eine synchrone also auch asynchrone Zusammenarbeit über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg – voll transparent und nachvollziehbar – ermöglicht.

Gerade bei der Erstellung von Dokumentationen, Berichten, Veranstaltungsprogrammen oder Protokollen werden web-basierte, kollaborative Plattformen immer beliebter.  Über diese Web-Plattformen lassen

sich Aufgaben besser und rascher auf virtuelle Teams aufteilen, Ergebnisse koordiniert einfordern bzw. auch an externe Dienstleister kostengünstiger out-sourcen.

Ging man früher mal eben zu den Kollegen an den Arbeitsplatz, um Probleme oder Fragen zu klären, ist das so bei globalen, virtuellen Projektmitarbeiter/innen kaum mehr möglich (auch nicht unbedingt sinnvoll und effizient). Heute wird 24/7 Verfügbarkeit aller Projekt und Dokumentationsdaten erwartet, die aktuell und online abrufbar sind und von allen Beteiligten jederzeit nachvollzogen werden können.

Kontraproduktiv in Kollaborationen (egal ob lokal oder fern) sind jedenfalls Inhalte, die in nicht-offenen Formaten “eingesperrt” und umständlich oder nicht online publizierbar / editierbar sind. Sie können Projekte zum Stillstand oder sogar zum Erliegen bringen.

Ein weiterer wesentlicher Punkt ist, dass sich die Projektgruppe möglichst nur auf ein Austausch-Dateiformat einigt, um Verwirrungen, erzeugt durch unterschiedliche / unbekannte Formate und Versionen, zu entgehen.

Austausch-Dateiformate sollten transparent und generisch sein, um eine 100% Weiterverarbeitungen zu gewährleisten.

Selbst wenn nur ein Format im Umlauf ist, sollte in der Projektgruppe darauf geachtet werden, dass möglichst die selbe Software und Version verwendet wird. Ist dies nicht der Fall, können Konvertierungs-Artefakte auftreten, die ein gemeinsames Dokument in der Formatierung und im Inhalt beeinträchtigen oder sogar unbrauchbar machen kann.

Typische Konvertierungsdefekte können z.B. zwischen  MS-Office vs. OpenOffice oder MS-Office2007/2010 nach MS-Office2003 auftreten.

Besonders stark können Konvertierungsdefekte ausgehend vom geschlossenen PDF-Format in ein anderes, bearbeitbares Format auftreten, da PDF nicht für die inhaltliche Weiterverarbeitung, sondern nur zur Veröffentlichung von Inhalten gedacht ist. Eine Tatsache, die bei Dokumentationsprojekten immer und immer wieder zu Verwirrungen und Zusatzaufwänden führt.

Tipp!
Inhalte “befreien”. Offene, generische, transparente und einheitliche Standards als Formate nutzen, um sie als Datenquellen und zum Austausch in der Projektgruppe verwenden zu können. Sehr oft kommen in diesem Zusammenhang XML-Varianten zum Einsatz. Aktuelle Dateiformate, wie sie z.B. ab MS-Office2007 (basierend auf Office Open XML) oder in Open Office (basierend auf ODF) verwendet werden, sind zwar auch transparente XML-Varianten, doch erschweren ihre jeweiligen (bei MS-Office sehr komplexen) Spezifikationen die Loslösung des Inhaltes von der Anwendung sehr.

Idealerweise sollten alle Inhalte (anwendungsunabhängig) auf einer zentralen, web-basierten Plattform (Bild / Text – Assets Datenbank) erfassbar, abrufbar, editier und exportierbar sein.
Nachdem alle Inhalte überprüft und genehmigt wurden, können sie struktuiert in beliebige “Anwendungen” mit entsprechender Text-Dekoration / Formatierung einfließen.

Ein online Dokumentations-Manager für Web und Print – auf WordPress Basis.

Von Mondolingua d|c|s.

Manchmal werden dabei mühsam erarbeitete (und rechtlich genehmigte) Formulierungen aus früheren Projekten einfach “vergessen” und mit falschen Versionen von neuen Mitarbeiter/innen unwissentlich ersetzt. Solche Doppelgleisigkeiten können leicht vermieden werden – mit etwas Organisation, die fast gar nichts kostet.

Tipp:
Inhalte zentralisieren, vereinheitlichen und auffindbar machen. Es muss nicht immer ein sünd-teures Dokumentenmanagement-System (DMS) installiert werden, um Ordnung zu schaffen. In kleinen Organisation genügen schon kostengünstige externe Festplatten, die als Netzwerklaufwerke (NAS Network Attached Storage) dienen können. Es wird eine nachvollziehbare Ordnerstruktur und Dateinamens-Kodierung mit den Mitarbeiter/innen vereinbart.

Diese Struktur kann dann von allen Arbeitsstationen anhand von Schlagwörtern durchsucht werden. Dazu reichen bereits die “Bordmittel” eines jeden modernen Betriebssystems aus.

Für anspruchsvollere Einsätze gibt es neben kosten-intensiven DMS (Document-Management-System) auch kostenlose DMS Basis-Systeme (z. B. Alfresco, OpenKM, Agorum etc.. ) als Open-Source Versionen , die innerhalb eines definierten Rahmens und mit zusätzlicher Hardware betrieben werden können.

Allerdings lösen DMS Systeme nur das Problem der Verwaltung und Auffindung von Texten / Dateien, jedoch decken sie (in der Regel) nicht die gezielte und flexible Wiederverwendung, Standardisierung von Textteilen ab. Das lässt sich nur erzielen durch konsequente Loslösung des Inhalts von herkömmlichen Dateiformaten und durch Aufbereitung / Katalogisierung des Inhalts in einer Datenbank.

Auf den ersten Blick sollte für diese Aufgabe ein CMS (Content Management System) geeignet sein. Bei den meisten herkömmlichen CM-Systemen wird der Inhalt zwar unabhängig von der Anwendung gespeichert, jedoch zielt der Textmanagement-Ansatz in eine alt-bekannte Richtung – kompakte (online) Dokumente zu erstellen, ohne die Wiederverwendung / Standardisierung von vorhandenen Textteilen in den Mittelpunkt zu stellen.

Natürlich könnte man an dieser Stelle mit einem sehr spezialisierten Redaktionssystem ansetzen. Vertreter dieser System-Kategorie bieten meist diese gesuchten Funktionalitäten und Vieles weitere mehr. Doch welche kleine Organisation oder Firma kann sich nur ansatzweise solche Software und die dafür nötige Infrastruktur leisten?

Oft sind diese Systeme mit Funktionen überbordet, kompliziert zu integrieren und benötigen eine steile Lernkurve beim Personal.

Überraschenderweise bieten ganz simple Blog-Systeme, wie WordPress, durch ihre flexible Matrix aus Posts (Einzel-Artikel) genau diese flexible Eigenschaft, vorhandene Inhalte / Inhaltsteile zu beliebig neuen Themen bündeln zu können. Damit aus diesen Bündeln wieder echte, brauchbare Dokumente werden, haben wir (Mondolingua) uns für WordPress entschlossen, es angepasst und den Docubator geschaffen.

Ein online Dokumentations-Manager für Web und Print – auf WordPress Basis.

Von Mondolingua d|c|s.