Manchmal werden dabei mühsam erarbeitete (und rechtlich genehmigte) Formulierungen aus früheren Projekten einfach “vergessen” und mit falschen Versionen von neuen Mitarbeiter/innen unwissentlich ersetzt. Solche Doppelgleisigkeiten können leicht vermieden werden – mit etwas Organisation, die fast gar nichts kostet.

Tipp:
Inhalte zentralisieren, vereinheitlichen und auffindbar machen. Es muss nicht immer ein sünd-teures Dokumentenmanagement-System (DMS) installiert werden, um Ordnung zu schaffen. In kleinen Organisation genügen schon kostengünstige externe Festplatten, die als Netzwerklaufwerke (NAS Network Attached Storage) dienen können. Es wird eine nachvollziehbare Ordnerstruktur und Dateinamens-Kodierung mit den Mitarbeiter/innen vereinbart.

Diese Struktur kann dann von allen Arbeitsstationen anhand von Schlagwörtern durchsucht werden. Dazu reichen bereits die “Bordmittel” eines jeden modernen Betriebssystems aus.

Für anspruchsvollere Einsätze gibt es neben kosten-intensiven DMS (Document-Management-System) auch kostenlose DMS Basis-Systeme (z. B. Alfresco, OpenKM, Agorum etc.. ) als Open-Source Versionen , die innerhalb eines definierten Rahmens und mit zusätzlicher Hardware betrieben werden können.

Allerdings lösen DMS Systeme nur das Problem der Verwaltung und Auffindung von Texten / Dateien, jedoch decken sie (in der Regel) nicht die gezielte und flexible Wiederverwendung, Standardisierung von Textteilen ab. Das lässt sich nur erzielen durch konsequente Loslösung des Inhalts von herkömmlichen Dateiformaten und durch Aufbereitung / Katalogisierung des Inhalts in einer Datenbank.

Auf den ersten Blick sollte für diese Aufgabe ein CMS (Content Management System) geeignet sein. Bei den meisten herkömmlichen CM-Systemen wird der Inhalt zwar unabhängig von der Anwendung gespeichert, jedoch zielt der Textmanagement-Ansatz in eine alt-bekannte Richtung – kompakte (online) Dokumente zu erstellen, ohne die Wiederverwendung / Standardisierung von vorhandenen Textteilen in den Mittelpunkt zu stellen.

Natürlich könnte man an dieser Stelle mit einem sehr spezialisierten Redaktionssystem ansetzen. Vertreter dieser System-Kategorie bieten meist diese gesuchten Funktionalitäten und Vieles weitere mehr. Doch welche kleine Organisation oder Firma kann sich nur ansatzweise solche Software und die dafür nötige Infrastruktur leisten?

Oft sind diese Systeme mit Funktionen überbordet, kompliziert zu integrieren und benötigen eine steile Lernkurve beim Personal.

Überraschenderweise bieten ganz simple Blog-Systeme, wie WordPress, durch ihre flexible Matrix aus Posts (Einzel-Artikel) genau diese flexible Eigenschaft, vorhandene Inhalte / Inhaltsteile zu beliebig neuen Themen bündeln zu können. Damit aus diesen Bündeln wieder echte, brauchbare Dokumente werden, haben wir (Mondolingua) uns für WordPress entschlossen, es angepasst und den Docubator geschaffen.

Ein online Dokumentations-Manager für Web und Print – auf WordPress Basis.

Von Mondolingua d|c|s.

Häufig

Aus diesem Grund kann es vorkommen, dass neue Dokumentationsinhalte gleich mehrere Stationen durchlaufen müssen (z.B. vom Dokumentator > Ingenieur > Projektmanager > Rechtsabteilung > Dokumentator) bis sie als “genehmigt” gelten. Idealerweise sollte so ein eigener allgemein akzeptierte/r “Jargon”, bzw. eine wachsende Textbank entstehen, sofern dieses Prozedere systematisch und übersichtlich abläuft.

Anzutreffen sind jedoch eher Szenarien (gerade in kleinen agilen Firmen) wo Text-Dateien kreuz-und-quer an alle Beteiligten versendet werden, mit der Bitte schnell einmal “Drüberzulesen”. Genehmigungsprozesse laufen dabei üblicherweise auf “Zuruf” ab und werden kaum nachvollziehbar protokolliert.

Kaum einer der Beteiligten kann sich (insbes. in Organisationen mit schnell wechselnden Personal) daran erinnern, ob die angefragten Inhalte nicht schon einmal (in einem anderen Projekt und Datei) verwendet / genehmigt wurden. Auf diese Weise wird ausgiebig Arbeitszeit “vernichtet” und die Text-Qualität nicht unbedingt erneuert / verbessert, sondern – im schlimmsten Fall – sogar merklich verschlechtert.

Tipp:

Übersicht schaffen. Inhalte pragmatisch in “kristalline” (dauerhafte, wiederkehrende) und “fluide” (flüchtige, vorübergehende) Einheiten trennen. Kristalline Inhalte sammeln, kodieren, beschlagworten und/oder mit einer unternehmensweiten Suchmaschine indizieren.

Empfehlenswert ist jedoch ein eigenes spezialisiertes, webbasiertes Datenbank System (CMS, ECM), dass Inhalte als Assets und semantischen Einheiten verwalten kann, einzuführen. Es gibt dazu sehr ausgefeilte, jedoch meist sehr kostenintensive Lösungen, die eine entsprechend zeitintensive Einarbeitungszeit aller Beteiligten erfordern.

Einen anderen, viel simpleren, pragmatischen und kostengünstigen Weg geht hier unser Docubator.

Ein online Dokumentations-Manager für Web und Print – auf WordPress Basis. >> Docubator Demo-Video.

1. WordPress, als Software, kostet genau: 0€, obwohl es viel wert ist.

WordPress ist als Website millionenfach erprobt und auch bei namhaften Firmen und Organisationen im Einsatz.

Es wird von einer Community aus ambitionierten Programmierern als Open Source Software weiterentwickelt, somit unterliegt man nicht den üblichen kostspieligen Lizenz-Zwängen.

2. WordPress ist simpel zu bedienen und benötigt keine Lernmarathons oder ein Informatik-Studium, um damit umgehen zu können.

Wenige Minuten Training reichen schon aus, für erste einfache Veröffentlichungen.

3. WordPress ist klein und handlich, aber sehr leistungsfähig.

Klein, aber oho. Obwohl es leichtgewichtig ist, kann WordPress als “aufgemotztes” CMS mit anderen “Großen Lösungen” durchaus mithalten.

4. WordPress ist flinker als manche andere (teure) Website-Software.

5. WordPress ist der Liebling der wichtigsten Suchmaschinen.

6. WordPress ist wandlungsfähig und wächst mit Ihnen mit.

Wenn Sie bloggen wollen, ist es ein Blog, wenn Sie mehr wollen, wächst das System mit Ihren Bedürfnissen mit. Dank unzähliger Plug-ins.

7. WordPress lässt sich nach eigenen Vorstellungen umbauen, weil das System niemanden gehört.

Keine Lizenzfesseln. Kein Patentschutz. Das ist der Geist von Open Source.

8. WordPress ist genügsam.

Es benötigt nur wenige Ressourcen und kann auf fast jeden Standard-Webspace betrieben werden.

9. WordPress lässt sich einfach internationalisieren.

Das Basissystem wurde bereits in mehr als 60 Sprachen übersetzt.

10. WordPress bietet jede Menge fertige, professionelle Design – Themes zum Herunterladen an.

Es werden laufend exzellente Designs von Grafik-Profis entwickelt, günstig angeboten oder sogar verschenkt.
Die Auswahl wird jeden Tag riesiger.

Nutzen auch Sie WordPress für Ihren Webauftritt!

Wir unterstützen Sie sehr gerne dabei!

Eine unverbindliche Anfrage senden >>

in einem Dokumentationsprojekt zusammen – auf Datei-Basis-  so kommt es unweigerlich zu einer klassischen Situation:

Ein zunehmendes Chaos mit Datei-Versionen.

Das Problem ….

Je mehr Personen an einem Dokument arbeiten und je mehr Revisionszyklen durchgeführt werden, umso höher wird der Aufwand alle Änderungen zu überblicken / einzufordern und in eine Endversion einzupflegen. Das kann sehr schnell zu einer nicht mehr bewältigbaren Aufgabe werden. Dabei können enorme Mehrfachaufwände, Doppelgleisigkeiten, Fehler, Zeitverzögerungen – und eine ganze Menge Frustration entstehen.

Die Lösung ….

Schon ab zwei Projektteilnehmer/innen und häufigen Überarbeitungszyklen, wird diese Problematik ohne spezialisierte Software unangenehm spürbar.

Moderne Textverarbeitungsprogramme bieten zwar Funktionen , wie Änderungsverläufe, die Korrekturen aller Beteiligten im herumgereichten Dokument farblich anzeigen und verwalten lassen. Diese werden im Kontext jedoch schnell unübersichtlich.  Exzessive Korrektur Zyklen im “Änderungen-verfolgen-Modus” (in MS-Word) können das Seitenlayout so stark verzerren, dass es immer schwere fällt, sich noch auf den (korrekten) Inhalt im Kontext zu konzentrieren.

Außerdem sind geordnete “Roll-Backs” auf frühere (korrektere) Versionen schwer möglich, falls ein Dokument “zu-Tode-korrigiert” wurde und/oder MS-Word (wieder einmal) einen “bösen Zauber” mit den Text-Formatierungen aufführte.

Überhaupt sollte man sich vor jedem professionellen Dokumentationsprojekt fragen, ob ein herkömmliches Textverarbeitungsprogramm, wie z.B. MS-Word / Open Office etc.. überhaupt den Aufgaben gewachsen sein wird.

DMS Systeme hingegen verfügen über Versionierungsfunktionen auf Dateibasis, zusätzlich zu Änderungsverlaufsfunktionen. Auf diese Art lassen sich nicht nur Änderungen aller Projektmitarbeiter/innen nachverfolgen, sondern auch auf frühere, passendere Dokument-Versionen “zurückschalten”, falls ein irreparables Malheur im Dokument auftritt.

Eine andere, simple und pragmatische Möglichkeit ist, nur eine zentrale (online) Version zu erlauben, Abänderungen werden nur an dieser Version durchgeführt und pro Benutzer mitprotokolliert.

Erst nach Fertigstellung wird ein Dokument (wenn nötig) als Datei exportiert.

Siehe dazu Wiki-Systeme oder auch Google Docs etc..

Leider fördern gängige Wiki-Systemen oder Google Docs nicht die Standardisierung (Vereinheitlichung) / Wiederverwendung von Text(abschnitten), wie sie bei technischen Dokumentationen erforderlich ist / sein sollte.

Bei Wikis gibt es in der Regel keinen funktionellen Ansatz bestehende, genehmigte Texteinheiten wiederzuverwenden, somit erhöhen sie ebenfalls die Wahrscheinlichkeit, dass neue syntaktische und inhaltliche Fehler eingestreut oder ein unpassendes “wording” verwendet wird, dass in der Organisation nicht üblich / genehmigt wurde.

Überlegenheit bieten hier textbausteinartige / kataloghafte Text-Datenbanken. Sie ermöglichen den Benutzern eine Übersicht über bestehende, genehmigte Texte und können so neue oder ähnliche

Dokumente schnell (weiter)entwickeln. Durch Bündeln und Verknüpfen mit inventarisierten “Text-Assets” lassen sich schnell neue Dokumente “zusammenbauen”.  Diese Text-Assets sind versioniert und bleiben einzigartig (unique).

Bei ähnlichen Dokumenten können anhand der Wiederverwendung von einzigartigen Text-Assets sehr schnell inhaltliche Updates durchgeführt werden. Dies ist besonders bei Funktionsbeschreibungen von ähnlichen Produkten sehr praktisch und aufwandsschonend. Ein weiterer Vorteil.

In der Regel sind Systeme mit den oben beschriebenen Eigenschaften teuer und komplex.

Wir haben aus diesem Grund – bewusst auf der Basis von WordPress – eine kostengünstige Variante erschaffen, die alle oben besprochenen Vorzüge aufweist.

Das System ist ganz einfach zu bedienen und schnell erlernbar.

Wir nennen es

Ein online Dokumentations-Manager für Web und Print – auf WordPress Basis. >> Docubator Demo-Video.

Simple Domain Name Registrar – iWantMyName.

Es stimmt – Quizze sind altmodisch und das Internet ist überfüllt mit Tests, Umfragen und Ratespielen, aber – Spaß machen sie trotzdem.

Es scheint eine Laune der Natur zu sein, dass sich Menschen gerne messen und auf die Probe stellen möchten. Sie empfinden dabei Freude und fühlen sich unterhalten.

Besonders dann, wenn man mit originellen, gut recherchierten Fragen provoziert. Hier spielt ein guter Mix aus schwierigen und leichten Fragen eine wichtige Rolle.

Es ist also kein Wunder, warum viele Medien – angefangen von Print über TV und Radio bis Internet – nach wie vor in das gleiche Horn stoßen. Online-Quizze sind und bleiben “Evergreens”.  

In mehrfacher Hinsicht, darauf gehen wir weiter unten noch näher ein.

Zum Glück bietet das Internet eine unerschöpfliche Quelle des Wissens (z. B.: wikipedia.org,
wissen.de, enzyklo.de, brockhaus.de) und ein Füllhorn ausgefallener Themen.

Doch Vorsicht: Nicht übertreiben! Zu schwierige und ausgefallene Themen lassen den beherzten Quiz-Willigen schnell aufgeben. Das wäre unfair und es soll dem/der Besucher/in ja hauptsächlich Freude machen.

Sehr reizend sind Quizze, die auf Prestige-Wissen abzielen. Also Themen, wie z. B. Mode, Manieren, Essen, Sport etc. Themen also, von denen man annimmt, man(n)/frau wisse umfassend darüber Bescheid.

Mit Main-Stream Themen zu beginnen ist also nicht verkehrt. Die Themen-Kategorien sollten aber weiter spezifischer ausgebaut werden, auch um sich von anderen online Quizzen abzuheben, bzw. um Serien zu erzeugen, die sich im Gedächtnis der Besucher/inne (als Wiedererkennungseffekt in einer Google Suche) dauerhaft verankern.

Warum sind Quizze überhaupt für eine Website nützlich? 
(Unten auf die Seitennummern klicken und weiterlesen) 

Unser früherer Plugin Tipp – wie man Artikeln auf bestimmten Seiten anfügen kann - fand erfreulicherweise mehr Anklang als erwartet und scheint ein recht gängiges Problem zu sein

Inzwischen ist der obige Artikel schon etwas betagt und WordPress hat seither einige Versionsrunden miterlebt.

Daher ist es an der Zeit diese Thematik neu aufzurollen.

Update 26.04.2012

Eine vertiefte Recherche im WordPress Repository förderte ein Plugin hervor das sich “Post Page Associator” (Autor: Dennis Hoppe) nennt. 

Leider wurde das Post Page Associator Plugin aus dem WordPress Repo verbannt, weil die prominente Aufforderung zum Kauf der Pro Version im Dashboard zu Unmut und Beschwerden bei den Anwendern führte.
Inzwischen hat der Autor (Dennis Hoppe) das Plugin komplett überarbeitet und eine Lite Version “Associated Posts” (ohne aufdringliche Kaufwerbung) erstellt. Dieses Plugin stellt aber eine stark abgespeckte Variante des ursprünglichen Post Page Associators dar und ermöglicht nur das selektive, händische Anhängen von Artikeln an Seiten. Beim Kauf der Pro-Version können weitere Funktionen freigeschalten werden.
Wem das genügt, kann sich das kostenlose Plugin “Lite” von Dennis Hoppes Website direkt herunterladen.

Associated Posts lite Download >> 

Für jene, die dem alten Plugin mit seinem größeren Funktionsumfang nachhängen und die plakative Werbung im Dashboard nicht stört, habe ich hier das alte Plugin noch einmal online gestellt:

Download Post-Page Associator plugin >>

Hinweis! Dieses alte Plugin bietet keinen Support und keine Updates mehr.

Die folgende Beschreibung bezieht sich (aus artikel-historischen Gründen) nur auf den Post Page Associator.

Ein (genauer betrachtet) sehr leistungsfähiges Plugin, womit sich detailliert Artikeln filtern / auswählen und auf bestimmten Seiten platzieren lassen.

Sowohl dynamisch als auch explizit ausgewählt.

Legen wir gleich mal los …

Installation 

Nach dem Download des Plugins klicken wir links im WordPress Menü im Sub-Menü “Plugins” auf “Installieren”, dann auf “Hochladen”.

Mit “Datei auswählen” stellen wir die vorhin heruntergeladene Zip Datei ein und klicken auf “Jetzt installieren”.

Wir warten bis das Plugin hochgeladen, ausgepackt und installiert wurde. 

Jetzt das Plugin aktivieren.

Wir werfen danach einen Blick in die Einstellungen des Plugins.

Konfiguration

Sie befinden sich links im Menu unter “Einstellungen” >  Assoziierte Artikel.

Das sollte dann so aussehen:

Hier gibt es nur drei Optionen einzustellen und zwar wo man den Block mit den Artikeln platziert haben möchte – oben, unten oder beliebig auf der Seite.

“Oben und unten” erfordern keine zusätzlichen Handgriffe, das Plugin setzt die Artikeln selbstständig an die besagte Stelle. “Beliebig” erfordert jedoch das man auf der gewünschten Seite einen entsprechenden Shortcode in den Text einfügt. Dazu weiter unten.

Desweiteren werden hier unter “Vorlagen” 5 Modi beschrieben, wie die Artikeln auf der gewünschten Seite erscheinen sollen. Die Auswahl erfolgt dann individuell bei den einzelnen Seiten.

Schlußendlich  wird man noch erinnert einen freiwilligen Obulus an den Autor für seine ganze Mühe zu entrichten. Verständlich. Diese Aufforderung bleibt auch im Dashboard etwas aufdringlich erhalten, solange man sich noch nicht zu einer Spende durchgerungen hat.

Jetzt zum spannenden Teil ….

Wir rufen jene gewünschte Seite auf, die bestimmte Artikeln anzeigen möge und scrollen nach unten.

Selektion

Es sollte folgender Abschnitt auftauchen:

 Das erste Drop-Down Menü ermöglicht uns einen Modus zu bestimmen unter welchen Kriterien Artikeln – geordnet nach Kategorien – auftauchen sollen.

 Die Auswahloptionen hier erklären sich recht gut selbst und sollen nicht näher erläutert werden. Mit den Selektions-Boxen lassen sich bestimmte Kategorien auswählen.

Sehr ähnlich verhält es sich mit den darunterliegenden Schlagwörtern. Taggt man die Seite mit bestimmten Schlagwörtern, die hier angehakt sind und aktiviert man einen Modus im Drop-Down Menü, dann sind entsprechende Artikeln auf dieser Seite “mit von der Partie”.

Beispiel auf unserer Website >> 

Wir sehen also bereits hier, dass die Einsatzmöglichkeiten, um einige Größenordnungen “mächtiger” sind als vergleichsweise jene des “Plugin-Hacks” aus unserem früheren Blog-Artikel.

Weiter unterhalb gehen die Auswahlmöglichkeiten weiter:

Es besteht sogar die Möglichkeit explizit Artikeln auszuwählen, die fix mit einer Seite verknüpft sind. Diese Möglichkeit ist jedoch nur für statische Inhalte sinnvoll. Inhalte also, die kaum Aktualität benötigen. Ansonsten ist es eher ratsam über Kategorien und Schlagwörter dynamisch zu bleiben, also dafür zu sorgen, dass möglichst “frische” Artikeln angezeigt werden. 

Weiter geht es mit der Möglichkeit zu bestimmen wieviele Artikel angezeigt werden, bzw. nach bestimmten Sortierkriterien oder Reihenfolgen.

Schießlich ist noch die Option “Vorlagen” ganz unten erwähnenswert, die es ermöglicht (die eingangs bereits genannte Vorlage) auszuwählen, wie die Artikeln angezeigt werden sollen. Also, ob nur Thumnail , Titel, ganzer Text oder nur mit Exzerpt. Laut Angaben des Autors lassen sich die Vorlagen auch durch eigene erweitern.

Shortcode

Freestyler möchten den Artikel-Block individuell  in den Text platzieren. Dazu muss lediglich ein einfacher Shortcode an der gewünschten Stelle im Text platziert werden, der so aussieht:

[ associated_posts ]  (Leerzeichen entfernen!)
 

Anregungen, Erfolgserlebnisse, Ideen, Ergänzungen und/oder Fragen bitte einfach unten kommentieren. 

Wir freuen uns über Feedback!

Anzahl der Fragen: 8

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