Doku-Tipp N°2: Kollaboration – nah und fern.

Das Internet schafft Möglichkeiten der globalen Kollaboration. Aufgaben werden weltweit ausgelagert. Immer mehr Organisationen

bestehen (gelegentlich nur mehr projektbezogen) aus global vernetzen Partner/n/innen.

Herkömmliche lokale Konzepte der Zusammenarbeit müssen verändert und auf große Distanzen, bzw. unterschiedliche Zeitzonen ausgelegt werden. Umso wichtiger werden in diesem Zusammenhang Themen, wie etwa:

• online Workflows,
• virtuelles Projekt-Management
• online Task-Management,
• web-conferencing,
• online Content Management
• etc..

die sowohl eine synchrone also auch asynchrone Zusammenarbeit über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg – voll transparent und nachvollziehbar – ermöglicht.

Gerade bei der Erstellung von Dokumentationen, Berichten, Veranstaltungsprogrammen oder Protokollen werden web-basierte, kollaborative Plattformen immer beliebter.  Über diese Web-Plattformen lassen

sich Aufgaben besser und rascher auf virtuelle Teams aufteilen, Ergebnisse koordiniert einfordern bzw. auch an externe Dienstleister kostengünstiger out-sourcen.

Ging man früher mal eben zu den Kollegen an den Arbeitsplatz, um Probleme oder Fragen zu klären, ist das so bei globalen, virtuellen Projektmitarbeiter/innen kaum mehr möglich (auch nicht unbedingt sinnvoll und effizient). Heute wird 24/7 Verfügbarkeit aller Projekt und Dokumentationsdaten erwartet, die aktuell und online abrufbar sind und von allen Beteiligten jederzeit nachvollzogen werden können.

Kontraproduktiv in Kollaborationen (egal ob lokal oder fern) sind jedenfalls Inhalte, die in nicht-offenen Formaten “eingesperrt” und umständlich oder nicht online publizierbar / editierbar sind. Sie können Projekte zum Stillstand oder sogar zum Erliegen bringen.

Ein weiterer wesentlicher Punkt ist, dass sich die Projektgruppe möglichst nur auf ein Austausch-Dateiformat einigt, um Verwirrungen, erzeugt durch unterschiedliche / unbekannte Formate und Versionen, zu entgehen.

Austausch-Dateiformate sollten transparent und generisch sein, um eine 100% Weiterverarbeitungen zu gewährleisten.

Selbst wenn nur ein Format im Umlauf ist, sollte in der Projektgruppe darauf geachtet werden, dass möglichst die selbe Software und Version verwendet wird. Ist dies nicht der Fall, können Konvertierungs-Artefakte auftreten, die ein gemeinsames Dokument in der Formatierung und im Inhalt beeinträchtigen oder sogar unbrauchbar machen kann.

Typische Konvertierungsdefekte können z.B. zwischen  MS-Office vs. OpenOffice oder MS-Office2007/2010 nach MS-Office2014 auftreten.

Besonders stark können Konvertierungsdefekte ausgehend vom geschlossenen PDF-Format in ein anderes, bearbeitbares Format auftreten, da PDF nicht für die inhaltliche Weiterverarbeitung, sondern nur zur Veröffentlichung von Inhalten gedacht ist. Eine Tatsache, die bei Dokumentationsprojekten immer und immer wieder zu Verwirrungen und Zusatzaufwänden führt.

Tipp!
Inhalte “befreien”. Offene, generische, transparente und einheitliche Standards als Formate nutzen, um sie als Datenquellen und zum Austausch in der Projektgruppe verwenden zu können. Sehr oft kommen in diesem Zusammenhang XML-Varianten zum Einsatz. Aktuelle Dateiformate, wie sie z.B. ab MS-Office2007 (basierend auf Office Open XML) oder in Open Office (basierend auf ODF) verwendet werden, sind zwar auch transparente XML-Varianten, doch erschweren ihre jeweiligen (bei MS-Office sehr komplexen) Spezifikationen die Loslösung des Inhaltes von der Anwendung sehr.

Idealerweise sollten alle Inhalte (anwendungsunabhängig) auf einer zentralen, web-basierten Plattform (Bild / Text – Assets Datenbank) erfassbar, abrufbar, editier und exportierbar sein.
Nachdem alle Inhalte überprüft und genehmigt wurden, können sie struktuiert in beliebige “Anwendungen” mit entsprechender Text-Dekoration / Formatierung einfließen.